Тема: Уведомления об обработке персональных данных, трудовые отношения
Доброго дня!
Не могу разобраться.
Суть вопроса: обязательно ли подавать уведомление об обработке ПД в РКН обычной компании.
Подробно:
согласно п.1 ст. 22 152 ФЗ, оператор до начала обработки ПД обязан уведомить РКН о своем намерении осуществлять обработку ПД.
согласно п.2 ст. 22 152 ФЗ, оператор вправе осуществлять обработку без уведомления РКН в некоторых случаев, одним из которым является трудовые отношения
То есть, компания, обрабатывающая ПД только своих работников, может не уведомлять РКН.
С другой стороны, согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" , от 6 октября 2000 года, срок хранения личного дела работника 75 лет. Даже после его увольнения.
То есть, после увольнения работника, компания ,будет обрабатывать его ПД без трудовых отношений. Значит, получается, что подавать уведомление надо.
В то же время, этот перечень составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерация об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 № 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Однако, ст. 22, 125 ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации
ст22, 125ФЗ, пп.б) п. 4:
б)документов по личному составу , записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
В то же время, согласно определению п.4 ст 3 125ФЗ - документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Таким образом, пока личное дело работника не прошло экспертизу ценности документов и не поставлено на государственный учёт, положения пп. б)п.4.ст.22 закона "Об архивном деле в РФ" на него не распространяются.
То есть, если трудовые отношения с работником разорваны, цель обработки достигнута, мы обязаны уничтожить его личное дело в течение 3 дней с момента увольнения.
Однако, в соответствии с ч.1 ст 17 1. 129 ФЗ "О бухгалтерском учете" Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Но здесь противоречие, если это ПД, то, согласно указанных мной выше моментов, мы должны уничтожить их в течение 3 дней.
То есть, в итоге получается, что если компания должна хранить эти бухгалтерские документы по 129 ФЗ не менее 5 лет, то после увольнения сотрудника она возможно будет обрабатывать ПД работника не на основе трудовых отношений, и, значит, п.2 ст. 22 152 ФЗ не работает.
Если кому-то не охота вникать в написанное, меня больше всего интересует, были ли на практике случаи, когда наказывали компании, обрабатывающие ПД только своих работников, за неподанное уведомление об обработки ПД.
